De la local la naţional

Prezent la recenta conferinţă Agora dedicată soluţiilor IT pentru administraţia publică cu o prezentare intitulată „Modernizarea Serviciilor Publice de Evidenţă a Populaţiei – element de bază în privinţa serviciilor oferite către cetăţeni”, Viorel Sîrca, directorul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanei Cluj, a discutat cu IT Trends despre şansele de extindere a unora dintre proiecte, la nivel naţional.

IT Trends: Ce şanse acordaţi adoptării la scară naţională a proiectului implementat de dumneavoastră la Cluj?
Viorel Sîrca: Pot face o prognoză, şi anume că, în condiţiile în care la nivelul tuturor structurilor administrative există înţelegere şi aceste forme de bună practică sunt aduse la cunoştinţa factorilor decidenţi, respectiv a ordonatorilor de credite, o asemenea modalitate de a pune în aplicare orice proiect care are ca scop constituirea, conducerea și actualizarea unei baze de date poate fi cu uşurinţă adoptată la orice scară. Totul depinde de voinţă, de pricepere şi de ceea ce înseamnă interesul pentru a da curs unei modalităţi de lucru generatoare de servicii publice de calitate pentru cetăţeni și desigur către instituțiile statului.

ITT: Pe dumneavoastră ce v-a motivat ca să munciţi pentru implementarea unui asemenea proiect-model?
VS: Este o întrebare sensibilă. Bănuiesc că vă referiți la proiectul care este deja este funcțional, acela de comunicare on-line a datelor din baza de date la nivel județean, între toate serviciile publice comunitare de evidență a persoanelor din județ. Am preluat acest model de la o firmă privată şi am meditat mult pe marginea lui, gândindu-mă dacă este posibil să fie implementat şi la nivelul unei structuri care comportă un regim de lucru special și în zona administrației, unde există destul de multă rezervă și reticiență la inițiative de acest fel. În consecinţă, am construit proiectul printr-o permanentă comunicare cu ministerul de resort, inclusiv din punct de vedere al caietului de sarcini. La nivelul direcţiei judeţene, eu mi-am asumat procedura de achiziţionare a unui asemenea mod de lucru pentru toate serviciile, tocmai pentru a nu risca să avem trei sau patru operatori care să nu se înţeleagă din punct de vedere al unor proceduri. Proiectul a fost demarat după ce am primit acordul din partea tuturor autorităţilor publice locale din judeţ în sensul că, în prealabil demarării primului pas, am cerut acordul și am discutat personal cu fiecare primar al unității administrative unde funcționează servicii publice comunitare locale de evidență. Personal, pentru mine provocările şi aspectele de noutate constituie întotdeauna elemente de motivare, care mă determină să le pun în aplicare chiar şi dacă există greutăţi din diferite motive, cum ar fi legislaţia, finanţarea, nesusținerea lui din partea unor structuri centrale etc. Descentralizarea administrației, presupune efecte și beneficii și pentru cetățenii care sunt beneficiarii serviciilor oferite de către structurile noastre.

ITT: Mai aveţi disponibilitatea de comunicare cu alte structuri pentru extinderea proiectului?
VS: Vreau să fiu foarte bine înţeles. De fiecare dată când o iniţiativă porneşte de la echipa pe care eu o coordonez, aceasta trebuie analizată foarte profund în vederea obţinerii certitudinii că ea poate fi pusă în aplicare, fiind realistă și bineînțeles eligibilă. În atari circumstanţe, comunicarea la nivelul judeţului Cluj este foarte bună cu toate autorităţile publice locale pentru că vorbim aici de noutate şi de interes public. La nivelul judeţului, de pildă, într-o singură săptămână, am derulat o activitate de instruire a tuturor colegilor care au fost delegați de la cele 81 unități administrative teritoriale, referitor la procedura de lucru în privința divorțului prin acordul soților. Eu însumi sunt deschis la comunicare, deoarece consider că fără aşa ceva nu te faci înțeles, nu sunt cunoscute bunele practici care se doresc a fi puse în aplicare și implicit, imposibilitatea de a pune în derula ceva care să aducă plus valoare, eficiență, operativitate și evident siguranță.

ITT: Şi atunci este mai uşor de mers acum cu extinderea modelului din judeţ în judeţ sau de implementat direct la nivel naţional?
VS: Bănuiesc că vă referiți de această dată la proiectul pe care noi îl avem în continuare de implementat, care a fost atras prin finanțare Phare, referitor la arhiva electronică a actelor de naștere, căsătorie și deces, aflate în păstrare în exemplarul II al registrelor de stare civilă. Consider că ar fi extrem de util şi de necesar ca o astfel de procedură să fie incorporată într-un proiect la nivel central, ca să existe posibilitatea ca ea să fie aplicată peste tot. În momentul în care, la nivel naţional, toată lumea foloseşte o procedură de lucru unitară pe un domeniu sensibil cum este evidenţa persoanelor și stare civilă, mie mi se pare că totul se poate desfăşura mult mai eficient. Dacă acest mod de lucru implementat de mine sau aplicaţiile software dezvoltate de noi pot fi de ajutor la nivel central, evident că aşa ceva ar însemna un beneficiu pentru cei care l-ar prelua. Să vă dau un exemplu cu care ne confruntăm și care a necesitat timp de un an să modificăm aproape săptămânal aplicația și machetele care au fost inițiate pentru culegerea datelor din registrele de stare civilă: Citesc şi văd aceste registre din perioada când Ardealul era sub dominaţie austro-ungară. Vreau să vă spun că modul în care s-au înscris datele de stare civilă ale persoanelor şi calitatea acelor registre sunt mai bune ca formă de păstrare decât ceea ce se întâmplă acum cu astfel de documente. Vorbim de acte care se păstrează o viaţă. Ele nu au un termen de distrugere conform nomenclatorului arhivistic. În consecinţă, văd ca necesară şi extrem de utilă o arhivă electronică de stare civilă la nivelul tuturor judeţelor din ţară. Vorbim, în definitiv, de punctul de plecare al oricărei persoane care se naşte, ulterior aceasta suportând modificări în statutul civil care modificări au o importanță majoră pentru fiecare persoană dar și pentru instituțiile care folosesc aceste date din registrele de stare civilă.

ITT: Aveţi solicitări de arbori genealogici?
VS: O astfel de problemă este ceva mai greoaie din punct de vedere al elementelor care trebuie să fie cunoscute ca să poată duce la o finalizare a unei astfel de solicitări. Nu este o chestiune imposibilă, dar sunt pași de parcurs până la o asemenea posibilitate. Vă spun acest lucru, deoarece ca element de bază pentru identificarea unei persoane, este să aibă atribuit codul numeric personal. Ori se știe că acest lucru s-a făcut în registrele de nașteri, doar din anul 1980, iar pentru cetățenii care se aflau în viață la data constituirii bazei de date informatizate pe linie de evidență a persoanelor, acel CNP a fost atribuit la momentul culegerii în acea bază. Astfel, sunt persoane care sunt în viață sau decedate, care nu au înscris acest cod nici în exemplarul I și nici în exemplarul II al registrelor de stare civilă, fie ele de naștere, căsătorie sau deces. Un prim pas în această privință unitatea pe care o manageriez, l-a făcut, în sensul solicitării acordului ca fiecare persoană care urmează a fi culeasă în arhiva electronică să posede prin atribuire de către instituția competentă a unui cod numeric personal, acolo unde acesta încă nu a fost atribuit și înscris. Apoi această informație esențială să fie trecută în exemplarul I al registrelor de stare civilă aflate în păstrare la nivelul fiecărei unități administrativ teritoriale, urmând ca aceeași activitate să o derulăm și la nivelul unității noastre și abia apoi culegerea pe macheta aferentă a tuturor datelor de stare civilă, concomitent cu scanarea actului respectiv. În final, intenţia mea este ca, printr-un singur click, cetăţenii judeţului Cluj să-şi poată identifica rudele pe linie de descendenţă directă, desigur toată această posibilitate urmând a se face cu respectarea întocmai a prevederilor Leg. 677/2001 cu privire la protecția datelor cu caracter personal. Deocamdată suntem la faza la care implementăm datele din registrele de stare civilă în arhiva electronică.

ITT: Este sistemul dumneavoastră deja gândit în concordanţă cu ceea ce se întâmplă la nivel european din punct de vedere al datelor de identitate personală?
VS: Anul trecut, în decembrie, la nivelul judeţului Cluj, a fost lansat proiectul ”Elaborarea Strategiei de Dezvoltare a Judeţului Cluj , în perioada 2014-2020. În cadrul portofoliului de proiecte ce vor fi atrase pe această strategie, eu personal am iniţiat o adresă către conducerea CJ Cluj prin care am cerut acordul ca în momentul în care se aprobă finanţarea pentru această strategie de dezvoltare, să fiu cuprins cu un proiect care presupune aderarea CJ Cluj, respectiv a direcţiei pe care o coordonez, la Rețeaua Europeană a Registrelor de Stare Civilă (ECRN), mizând pe speranța că, până la momentul finanțării, țara noastră va devenii membră cu drepturi depline în cadrul Asociației Naționale a Oficiilor de Stare Civilă (ANUSCA). Asta presupune că, un operator de la nivelul Direcției Județene de Evidență a Persoanelor Cluj, identificat printr-o parolă, şi un operator de la nivelul unei instituţii administrative din oricare ţară din UE care este conectată la ECRN, pot să-şi transmită reciproc, după recunoaştere prin parole, extrase ale actelor de stare civilă și chiar duplicate a certificatelor de stare civilă, pentru comunitatea de cetăţeni români care se află în diferite state europene, sau invers, pentru cetăţenii străini care sunt în România.