CARTA CETĂŢENILOR
DIRECŢIA JUDEŢEANĂ DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR CLUJ

“Noi vă ajutăm, informându-vă!”


 Necesitatea elaborării:
Informarea clienţilor noştri privind modul de lucru în Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj.

Scop:
 - îmbunătăţirea relaţiei cu clienţii, prin creşterea gradului de satisfacţie a acestora;
- îmbunătăţirea serviciilor oferite, prin realizarea unei relaţii optime funcţionar public – client.

 Ce servicii vă oferim?
• primim şi înregistrăm petiţiile dumneavoastră prezentate nemijlocit, transmise telefonic, prin corespondenţa scrisă sau electronică;
• eliberăm răspunsurile elaborate de serviciile de specialitate;
• punem la dispoziţie informaţiile de interes public furnizate din oficiu privitoare la activitatea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Cluj;
• primim, înregistrăm şi transmitem petiţii, spre competentă soluţionare, către institutiile de specialitate, societăţile comerciale, instituţiile publice de interes local, alte autoritati ale administraţiei publice;
• primim în audienţe cetăţeni, (şefii serviciilor de specialitate, zilnic; directorul executiv al instituţiei, miercurea);
• asigurăm comunicarea externă a instituţiei, prin intermediul Consiliului Judeţean Cluj, pe linie administrativă şi activitate, precum şi prin Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti pe linie profesională.

În contactele noastre cu dumneavoastră:
- lucrăm în echipă, consultându-ne reciproc pentru a vă ajuta;
- ne adresăm în termeni politicoşi, recomandându-ne cu numele, funcţia şi serviciul/compartimentul la care ne desfăşurăm activitatea precizând şi aria de competenţe;
- vă furnizăm toate informaţiile necesare şi vă îndrumăm către soluţia adecvată problemelor prezentate;
- ne îmbunătăţim continuu modalităţile de oferire a informaţiilor necesare, prin telefon, e-mail sau fax;
- acordăm toată atenţia solicitărilor prezentate, adoptând o atitudine profesională, asigurând cea mai bună comunicare;
- ne adresăm în termeni pe înţelesul tuturor, folosind un limbaj clar, concis, comun, deschis şi sincer;
- ne adaptăm stilul de lucru cu clienţii, astfel încât să vă fim la dispoziţie, eficient, în cadrul programului de lucru aprobat;
- dăm curs solicitărilor prezentate în ordinea în care acestea au fost primite;
- respectăm dreptul la confidenţialitate cu privire la problema semnalată;
- oferim transparenţă totală a măsurilor şi informaţiilor legate de activitatea unităţii şi angajaţii acesteia.

În cadrul discuţiilor faţă în faţă:
- cetăţenii sunt primiţi imediat sau cu respectarea principiului primul venit primul servit;
- personalul care lucrează cu publicul are expus la vedere ecusonul cu datele personale de identificare;
- garantăm faptul că încăperile destinate relaţiilor cu publicul oferă o ambianţă plăcută, iar personalul abordează o ţinută decentă şi un mod civilizat de comportare;
- serviciile oferite şi aria de competenţe sunt afişate la vedere, avizier, la Info-chioşc, cât şi pe pagina de internet a direcţiei.

În cazul transmiterii unor petiţii:
- petiţiile dumneavoastră, depuse la Registratură, transmise prin poştă, e-mail sau fax sunt analizate cu cea mai mare atenţie, rezoluţionate de conducere şi repartizate în funcţie de conţinut serviciului/biroului de specialitate;
- vă anunţăm în scris, în termen de 5 zile, în cazul în care problema prezentată nu este de competenţa noastră, iar petiţia dumneavoastră va fi redirecţionată către o instituţie competentă, ale cărei date de contact vi le vom pune la dispoziţie;
- petiţiile transmise prin e-mail sau fax primesc număr de înregistrare în maxim 24 de ore, număr pe care îl puteţi afla telefonând la Secretariatul instituţiei;
- pentru petiţiile transmise în format electronic sunteţi informat şi prin e-mail, în momentul înregistrării, cu privire la numărul atribuit;
- în cazul în care răspunsul la petiţia depusă vă nemulţumeşte sau termenul de răspuns este depăşit, puteţi depune o reclamaţie administrativă la Compartimentul pentru Relaţia cu Cetăţenii.

Cu prilejul convorbirilor telefonice:
- apelurile către Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj sunt preluate imediat, personalul va răspunde cu numele instituţiei şi va redirecţiona convorbirea către compartimentele de specialitate, în funcţie de competenţe;
- în cazul în care problema nu intră în aria noastră de competenţe, veţi fi îndrumat să vă adresaţi unei direcţii sau instituţii competente.

Referitor la reclamaţii:
- reclamaţiile dumneavoastră sunt înregistrate, analizate cu cea mai mare atenţie şi soluţionate de personal competent, în 20 de zile;
- în cazul în care răspunsul la reclamaţie este considerat nesatisfăcător, se poate reveni cu o nouă reclamaţie, care va fi analizată de superiorul celui reclamat sau al celui care a întocmit primul răspuns;
- apreciem foarte mult dacă alături de reclamaţie ne prezentaţi şi dovezi ale afirmaţiilor dumneavoastră.

Cum ne puteţi contacta ?

Nemijlocit sau prin poştă:

Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Cluj
Str. Aviator Bădescu, Nr.7-9, cod poştal 400196.

Telefonic:
0264/450406;

Prin fax:
0264/450406.

Prin site/e-mail:
E-mail: djepcluj@mail.rdscj.ro sau administrator@djepcluj.ro
De pe pagina web (http://www.djepcluj.ro/), accesând secţiunea Contact puteţi formula o petiţie.

Programul de lucru cu publicul
Luni, Marţi, Miercuri, Joi: 08:00 - 15:30;
Vineri: 08:00 – 13:00;
Zilnic: 11:45 -12:00 – pauză.

Ce vă solicităm?
Pentru a ne îndeplini cu eficienţă şi în interesul dumneavoastră standardele minime pe care ni le impunem, vă rugăm:
• să vă adresaţi cu încredere oricărui funcţionar public din direcţia noastră;
• să ne prezentaţi orice document care consideraţi că ne-ar fi de folos în înţelegerea şi soluţionarea problemei dumneavoastră;
• să ne furnizaţi informaţii suplimentare, la solicitarea noastră;
• să folosiţi un limbaj decent, clar şi concis - aşa ne va fi mai uşor să vă ajutăm;
• să ne vorbiţi calm, răspunzându-ne la întrebări pentru ca noi să înţelegem problema dumneavoastră - aşa vă îndrumăm pe calea cea mai scurtă către rezolvare;
• să nu insistaţi să depuneţi o petiţie în a cărei rezolvare noi nu avem competenţe, deoarece calea cea mai scurtă pentru soluţionarea unei petiţii este transmiterea ei de către dumneavoastră direct instituţiei competente;
• să ne transmiteţi date de identificare complete şi actualizate (inclusiv la transmisia prin e-mail), pentru a fi siguri că răspunsul ajunge la dumneavoastră. Un număr de telefon ne-ar fi util în cazul nevoii unor informaţii suplimentare;
• să nu insistaţi pentru a depune şi a vă fi înregistrată o petiţie la o anumită structură din unitate; aveţi încredere că petiţia va ajunge, potrivit competenţei la structura de specialitate;
• să ne oferiţi sugestii de îmbunătăţire a activităţii noastre şi a serviciilor pe care le prestăm;
• să susţineţi şi să promovaţi imaginea instituţiei noastre printr-o obiectivitate bazată pe aspecte reale şi concrete derulate de către noi.